Témoignages Clients

En optant pour l’ERP d’Everwin, le premier groupe français de conseil en management spécialisé RH et communication s’est doté d’un véritable outil de pilotage qui permet à ses managers d’optimiser la gestion financière et opérationnelle de plus de 3 000 projets chaque mois.

La problématique
Spécialisée dans le conseil en management, ressources humaines et communication, Altedia propose des solutions de conseil mais accompagne également ses clients dans la mise en oeuvre de ces solutions sur le plan opérationnel. La société travaille chaque année avec plus de 500 entreprises, sur des affaires qui peuvent aller de la simple journée d’audit au suivi sur plusieurs mois d’un plan social concernant plusieurs centaines de salariés. « Nous avons en permanence plus de 3000 projets en cours, dont il faut assurer un suivi précis et une évaluation fiable en matière de ressources, de temps passé, de risques, de productivité… Or, pour suivre l’ensemble de ces projets, nous n’avions aucune solution informatisée. Chaque manager effectuait son suivi de chiffres d’affaires dans Excel ou Access et il n’existait pas de feuille de temps normée pour l’ensemble des consultants. Pour pérenniser la bonne gestion de l’entreprise et accompagner le fort développement de notre activité, nous avions absolument besoin d’un outil de pilotage des affaires qui permette d’optimiser la gestion financière et opérationnelle de chaque projet », indique Eugénie Vogt, contrôleuse financière chez Altedia et chef de projet Everwin SX.

Le choix du progiciel
Courant 2007, le DSI et le responsable du contrôle financier d’Altedia réalisent une première étude des besoins en interrogeant les principaux managers de l’entreprise. « Pour être au plus près des clients, nos consultants sont répartis sur toute la France. Il leur fallait donc un outil sur lequel ils puissent se connecter en temps réel à partir d’un simple navigateur web. Nous voulions également une solution qui permette de réaliser facilement un compte d’exploitation des projets, en ventes, coûts et marges sur temps, en intégrant les frais et les achats », se souvient Eugénie Vogt. A l’époque, Everwin SX (anciennement ASA) est le seul progiciel de gestion intégré dédié aux sociétés de services à proposer un accès Intranet/Extranet natif. Qui plus est, l’outil est déjà utilisé par Ajilon, une autre filiale d’Adecco, spécialisée en externalisation des services et gestion de projets. « Le mode de fonctionnement d’Ajilon était comparable à celui d’Altedia et Everwin SX semblait répondre parfaitement à leurs attentes. C’est donc assez naturellement que nous avons opté pour ce progiciel ».

Le déroulement du projet
L’affaire est signée à l’automne 2007 pour une mise en production qui doit démarrer en juin 2008. Altedia opte pour les modules PRM d’Everwn SX : gestion d’affaires et du budget, gestion de projets, gestion des frais, des temps, des achats, suivi de la sous-traitance et facturation. L’entreprise y adjoint le module de Reporting, qui donne une vue complète sur l’activité. Et elle demande au cabinet de conseil Afférence de l’assister pour la maîtrise d’ouvrage. « Dans un projet comme celui-ci, le danger est de vouloir calquer une organisation manuelle dans un nouvel outil sans se remettre en question. Le cabinet Afférence nous a aidés à bien définir nos besoins et tous les process à mettre en place et à y associer les bons paramétrages », indique Eugénie Vogt. Toutes les procédures ont été préparées en interne. Reprise des données, tests et formation se sont achevés en mai 2008. « Nous avons démarré la mise en production en juin, en commençant par équiper nos pôles « Emploi et Réorganisation » et « RH et Communication ». Le déploiement devrait être achevé fin 2009 et nous intégrerons ensuite dans l’application notre pôle « Training et Accompagnement Managérial ».

Les principaux résultats
Everwin SX est aujourd’hui utilisé pour la gestion de plus de 3000 projets en simultané. Dès qu’une affaire est signée, l’assistante de gestion du Pilote de projet effectue une demande de fiche client au service comptabilité, fiche client à laquelle est associée une fiche projet avec un compte d’exploitation et les ressources à y affecter. Les consultants saisissent le temps passé sur la mission et les frais afférents. Et l’assistante de gestion y rajoute les factures éventuelles des sous-traitants. En fin de mois, une clôture de tous les comptes permet d’ajuster les estimations de dépenses et de recettes et de reporter un chiffre d’affaires au contrôle de gestion. « L’historisation mensuelle avec suivi des évolutions et des écarts permet aux managers et aux chefs de projets de connaître dans le détail le temps passé sur chaque affaire, le taux de charge des consultants, les éventuels retards de facturation, mais aussi d’analyser la rentabilité de tous les projets puisqu’ils disposent désormais d’une information précise sur l’ensemble des coûts et des recettes. Le suivi du chiffre d’affaires et des marges (par client, par période…) permet, en outre, une meilleure fiabilisation des comptes au niveau du contrôle de gestion », analyse Eugénie Vogt. Avec Everwin SX, les pilotes de projet sont, en outre, directement impliqués dans le suivi de rentabilité de chaque affaire. « Ils peuvent réaliser des simulations pour optimiser les ressources, redéfinir un plan de charge ou revoir un planning général des collaborateurs. Ce partage de l’information à différents niveaux de l’entreprise va de pair avec la mise en place de procédures écrites, qui permettent d’homogénéiser et de rationaliser l’activité de toutes les Business Units », conclue Eugénie Vogt.

Propos rapportés par Christiène Brancier (CXP)