Ecartip – Topographes

L’entreprise

Ecartip dispose des compétences combinées en ingénierie de conception et en topographie d’exécution. Cette capacité à intervenir de manière transversale sur les grands projets d’aménagement répond aux attentes des entreprises de grands travaux et des gestionnaires d’infrastructures publiques et privés.

Contexte

« Précédemment, nous utilisions Excel pour certains suivis d’affaires et SharePoint pour le pointage des heures. Cette manière de fonctionner ne nous permettait pas un bon suivi car nous n’avions que très peu de données à analyser » explique Luc Coustau, Directeur d’Ecartip.

Besoin

« Le groupe Ecartip étant composé de plusieurs filiales en France et aussi à l’étranger, chaque antenne avait ses propres numérations d’affaires, ses propres modèles de devis, factures, commandes, etc. Ainsi, il était devenu indispensable d’harmoniser tous nos documents et de pouvoir centraliser toutes les données liées aux affaires dans une seule base » précise Luc Coustau.

Utilisation

« Une vingtaine de collaborateurs utilisent le logiciel Everwin GX-GE pour saisir leurs temps passés ou encore réaliser les devis, commandes et factures par affaire.
L’ensemble des collaborateurs d’Ecartip ont accès au portail collaboratif Everwin iVision. Ce portail web leur permet de :

• valider leurs pointages d’heures,
• retrouver tous les documents liés à chacune des affaires ainsi que les coordonnées des clients
• accéder à terme, à toutes les informations internes dont ils ont besoin : les coordonnées de toutes les filiales d’Ecartip, les coordonnées et la photothèque de tous les collaborateurs mais aussi l’organigramme interne » mentionne Luc Coustau.

Périmètre fonctionnel

« Au sein de l’ERP Everwin GX, nous avons créé une base d’articles et de produits. Comme nous facturons au forfait et au temps passé, il était aussi important de pouvoir faire des estimatifs au plus juste pour réaliser nos devis. Nous avons donc classifié les collaborateurs par fonction : les géomètres expérimentés, les chefs de mission, les opérateurs, les projeteurs, les ingénieurs, les experts, etc. Lors de la création du devis, nous estimons ainsi le temps à passer par chaque intervenant et nous imputons automatiquement un temps moyen par fonction. Nous n’avons pas besoin de fixer à l’avance quel collaborateur travaillera sur l’affaire.
En revanche, pour calculer les marges sur chaque affaire, nous prenons en compte le salaire exact de chaque collaborateur qui peut varier selon son ancienneté ou d’autres critères.

Nous avons également paramétré différentes alertes lors de l’avancement du process de l’affaire :

• une alerte lorsque le temps facturé est supérieur au temps prévu. Dans ce cas-là, nous regardons d’où provient cet écart, prestations supplémentaires ou contexte terrain difficile pouvant amener à des renégociations, et surtout nous étudions en détail les temps de travail mal estimés pour un retour d’expérience.
  
• une alerte lorsque le montant du devis dépasse une certaine somme. Dans ce cas-là, il faut impérativement la validation d’un dirigeant avant de l’envoyer aux clients.

Nous avons personnalisé les formats types de document pour les devis, commandes, factures, etc. Ainsi, toutes les filiales du groupe ont des documents homogènes et facilement utilisables.

Enfin, nous pouvons proposer à nos clients un accès personnalisé à leur suivi de dossiers sur le portail web Everwin iVision où ils retrouvent tous les documents et informations utiles » ajoute Luc Coustau.

Bénéfices

• Gain de temps : « L’ERP Everwin GX-GE nous a permis de gagner du temps dans le traitement des données administratives »
• Gain de visibilité : « Aujourd’hui, nous avons accès facilement et rapidement aux différentes statistiques, à un prévisionnel fiable et nous pouvons également regarder les rendements proposés. De plus, nous pouvons suivre les devis émis, ce qui n’étais pas le cas précédemment » déclare Luc Coustau.

Le plus

« Nous avons eu un déploiement très rapide du logiciel et des interlocuteurs qui répondaient instantanément. De ce fait, nous n’avons pas rencontré de problème lors de l’installation. A noter, que lors de la mise en place d’un ERP de gestion d’affaires dans une structure, il est essentiel que la direction accompagne ce changement, sinon le projet a peu de chance d’être un succès » conclut Luc Coustau.

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