Fonctionnalités Everwin SX

Caractéristiques générales

• Gestion multi entités (sociétés, BU, agence, etc.), multidevises et multi langues
• Gestion des rôles utilisateurs (chef de projets, managers, gestionnaires, etc.)
• Gestion des droits d’accès (visualisation, modification, etc.) et authentification LDAP
• Moteur d’alertes e-mails (relance utilisateurs sur temps, frais, demandes de congés, etc.)
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CRM : Gestion de la relation client

• Base sociétés et contacts partagés (avec groupes, prescripteurs, segmentation, sites, etc.)
• Gestion des actions commerciales / marketing (individuelles, partagées, multiples, etc.)
• Agenda partagé, planning général collaborateurs et synchronisation MS Outlook
• Gestion d'affaires et propositions (nature, montant, probabilité, planning, etc.)
• Gestion des cycles de vente (type, étapes, enchaînements automatiques d’actions, etc.)
• Recherches multicritères, constitution de collections, exports Excel et fusion Word
• Reporting (actions réalisées, avancement d’affaires, prévisions de commandes, etc.)
• Gestion des documents commerciaux (attachement, indexation et recherches)
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PRM : Gestion d'affaires, projets et ressources

Gestion des propositions et contrats

• Construction et valorisation des propositions/devis avec modèles et copies
• Imports Excel, gestion des ajustements (dont loi MOP), versions et avenants
• Edition des devis avec choix du niveau de détail (word, pdf ou html)
• Suivi des contrats (tarifs, commandes, règles de facturation, etc.)
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Gestion d'affaires et de budgets

• Compte d'exploitation des projets en ventes, coûts et marges sur temps, frais et achats
• Structuration analytique des affaires (typage des activités et des lignes de projets)
• Gestion des budgets en envisagé, initial, actualisé, engagé, réalisé et produit
• Gestion automatisée de la sous-traitance interne et externe
• Historisation mensuelle avec suivi des évolutions et des écarts
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Gestion de projets & planification

• Définition et structuration des projets (heures/jours, phases/activités/tâches, etc.)
• Affectation collaborateurs et profils, selon potentiel, charge, dispos et compétences
• Planification des projets (gestion des périodes, contraintes, Gantt, etc.)
• Planification des collaborateurs (manuelle ou automatique)
• Planification périodique (mensuelle ou hebdomadaire) et quotidienne (couplage agenda)
• Gestion des actions de production (avec type, statut, date, acteurs, priorité, etc.)
• Agenda partagé et synchronisation MS Outlook (rendez-vous, tâches et contacts)
• Suivi de l'avancement (reste à faire, décalages, expansion, échéances, livrables, etc.)
• Synchronisation MS Project (structure, planning, affectations, etc.)
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Gestion des ressources & compétences

• Base ressources internes/externes/candidats/matériels
• Gestion des coûts salariaux et des temps de travail
• Plans de charge, planning général et individuel
• Compteurs et suivi de temps, demandes de congés & RTT, ordres de mission
• Gestion des compétences sur 3 niveaux avec recherches multicritères
• Gestion des échanges de collaborateurs (prêts/emprunts inter-entités, sous-traitance, etc.)
• Gestion et planification des actions RH (entretiens, formation, recrutement...)
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Gestion des temps et des frais

• Feuilles et suivi de temps (hebdo/mensuelle, détaillée/cumulée, taux horaire, contrôles, commentaires, etc.)
• Notes de frais (avec gestion TVA, refacturation, acompte, lettrage, forfaits de frais, etc.)
• Workflow de validation paramétrable (chefs de projet, managers, gestionnaires, etc.)
• Gestion des temps spéciaux (traitement paramétrable des astreintes, heures sup, travail de nuit, etc.)
• Possibilité de saisie off-line sur MS Excel et synchronisation ultérieure
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Gestion des achats, articles et unités d'oeuvre

• Gestion des achats (commandes, réception, factures, workflow de validation, etc.)
• Gestion des fournisseurs (coordonnées, contacts, conditions de règlement)
• Base produits/articles multi-niveaux (désignation, tarification, quantités, etc.)
• Gestion du parc (liste des articles vendus et autres équipements détenus par le client)
• Suivi des unités d'oeuvre (saisie de consommation, facturation et rapport)
• Planification prévisionnelle des achats
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Gestion de la maintenance et de la hotline

• Gestion des demandes clients (nature, affectation, suivi, alertes, etc.)
• Accès Extranet client et suivi de traitement
• Gestion des contrats de maintenance (chiffrage, facturation, indices, renouvellement, etc.)
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Facturation & règlements

• Gestion des projets au forfait, en régie, régie plafonnée, mixtes régie-forfait, etc.
• Pré-facturation des régies (validation des temps, frais et achats, encours et bonus/malus)
• Facturation détaillée des régies (choix jour par jour des prestations facturées)
• Plan de facturation des forfaits (échéances, couplage dates et livrables, encours, validation, etc.)
• Facturation manuelle ou automatique (édition html, Word ou pdf)
• Suivi des règlements (échéances, paiements partiels, mesure des retards)
• Relance de paiement (cycles, fusion Word sur lettres-type et gestion des actions de relance)
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Suivi d'encours et interface comptable

• Gestion des périodes et clôtures comptables
• Calcul de la production sur projet (avancement automatique ou manuel, physique ou budgétaire)
• Détermination des encours (PCA & FAE) et régularisations
• Paramétrage du plan comptable et interface avec la comptabilité générale
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Analyses & tableaux de bord

• Suivi des projets (budget, réalisé, marge par période, projet, client, etc.)
• Suivi des collaborateurs (temps, frais et CA par période, taux d’activité, etc.)
• Suivi du CA et des marges (par client, période, commercial, agence, etc.)
• Plan de charge et planning général des collaborateurs (signé/envisagé, prévu/constaté, etc.)
• Compte d'exploitation analytique (CEA) avec production par collab. et indicateurs (TACE, TJM, etc.)
• Générateur d’états avec requêteur multicritères sur la base de données et export Excel
• Rapports multidimensionnels avec affichages graphiques
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GED : Gestion électronique de documents

• Attachement de fichiers dans la base de données (liés aux éléments de la base)
• Gestion des droits d’accès (visualisation/modification, public / privé / élément / entité, etc.)
• Verrouillage / déverrouillage des documents pour éviter la concurrence de modification
• Gestion du versioning par historisation des versions et actions (mises à jour, téléchargements)
• Indexation (titre, mots-clés, auteur, date, commentaires, thesaurus, etc.) et recherche multicritères
• Navigation dans l’arborescence des données SX et dans le thésaurus des documents (mots clés)
• Recherche full texte dans le contenu ou dans les attributs
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