IDEATEC – Etude et fabrication d’équipements d’automatisation

Société

Ideatec est spécialisée dans la fabrication de machines d’automatisation qui permettent le stockage, la distribution, l’orientation, le convoyage et la manipulation de pièces industriels pour différents secteurs. La société, composée de 45 collaborateurs, travaille principalement avec de grands groupes industriels et automobiles.

Contexte et choix

« Nous avons fait un état des lieux de notre ancien ERP qui avait été développé par un sous-traitant informatique composé d’un développeur. Le constat était que la sécurisation des données de l’entreprise n’était pas assurée, que la hotline était très limitée puisqu’elle dépendait des disponibilités d’une seul personne et que l’outil commençait à être daté et de technologie obsolète. À la suite de ce bilan, nous avons décidé de nous doter d’un logiciel de gestion plus actuel. » explique Guillaume Tallon, Responsable Informatique chez Ideatec.

« Afin que plusieurs types d’utilisateurs soient représentés, nous avons créé un groupe pilote constitué de la Directrice Administrative et Financière, des personnels des services comptabilité, commercial, achat et moi-même. Nous avons ciblé 4 produits différents, tous logiciels de gestion d’affaires, qui nous ont été présentés. Ensuite nous avons shortlisté 2 sociétés dont nous avons testé les logiciels grâce aux bases d’essai qui nous ont été attribuées. Le logiciel ERP Everwin GX a été retenu car il répondait à nos attentes tant en termes de fonctionnalités, d’ergonomie que de coût de maintenance et de déploiement. » indique Guillaume Tallon.
« Nos clients, fournisseurs et même concurrents utilisent Everwin GX ce qui nous a conforté dans notre choix puisque ce sont des entreprises de même typologie que la nôtre. » ajoute-t-il.

Formation et déploiement

« L’objectif était de s’appuyer sur un outil déjà très complet ; nous avons peu personnalisé Everwin GX car il correspondait très bien à notre besoin » indique Guillaume Tallon.

« En tant que pilote du projet, j’ai été formé par la consultante puis j’ai utilisé le logiciel durant 6 mois ce qui m’a permis de bien l’appréhender avant le déploiement. Avec la consultante Everwin, nous avions convenu que je ferai la formation auprès des équipes afin de libérer quelques heures supplémentaires pour des adaptations spécifiques avant le démarrage en production. Par ailleurs, les collaborateurs étaient craintifs du changement d’ERP donc la personnalisation de la formation par un collaborateur interne a rendu plus souple la transition. » explique le Responsable Informatique.

« Le déploiement de l’ERP Everwin GX s’est bien passé. Chaque service a pu utiliser les fonctions du logiciel leur correspondant et s’appuyer sur un outil qui les guide dans les procédures. » ajoute-t-il.

Utilisation du logiciel

Les collaborateurs ont une utilisation complète du logiciel. L’entreprise utilise ainsi Everwin GX pour :
– Les devis, les commandes client et factures clients, le traitement des paiements et relances, le transfert en comptabilité
– Les achats avec les commandes fournisseurs et le traitement des factures fournisseurs ;
– La gestion des stocks (électriques et mécaniques)
– Les ordres de fabrication pour les fabrications de produits internes.

Bénéfices

Le logiciel ERP Everwin GX offre de nombreux bénéfices à Ideatec :
– diminution des doubles saisies et des multiples vérifications ;
– suppression de beaucoup de listing Excel extérieurs (comme pour le suivi des devis, les contacts clients, etc.) ;
– optimisation de la validation des temps par la secrétaire ;
– suppression des photocopies papier (auparavant beaucoup de photocopie été faites pour la facturation et les vérifications entre le service achat et le service comptabilité) ;
– gain de temps sur le transfert des factures et le paiement en comptabilité.
– meilleure sécurisation et sauvegarde des données ;
– mise à jour régulière des fonctionnalités grâce au contrat de maintenance ;

« Nous avons eu un vrai gain de temps dans le traitement des factures fournisseurs. Auparavant le nombre de factures à traiter représentait un travail colossal pour notre DAF, alors qu’aujourd’hui avec le transfert en lot vers le logiciel de comptabilité du temps a pu être dégagé pour lui permettre de se concentrer sur d’autres missions. » affirme Guillaume Tallon.

« Nous sommes également allés plus loin sur la gestion des stocks et les achats qui n’étaient pas intégrés avec l’ancien ERP. Le logiciel Everwin GX a permis de réunir tout le monde autour d’un même outil et de mettre du lien entre les différents services autour d’une même information. » conclut-il.

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