Un progiciel de gestion intégré (ou ERP) est un système d’information qui permet de gérer et de suivre l’ensemble des informations des services opérationnels d’une entreprise.
Sa mise en place et son exploitation impliquent un changement significatif pour les salariés et pour l’entreprise.

Dans cet article, nous vous détaillons les étapes clés qui permettent de réussir la mise en œuvre de votre projet ERP !

1. Désigner les référents du projet

Tout d’abord, il vous faut désigner votre responsable projet. Celui-ci créera son équipe pour l’assister (voire le remplacer) ; il aura également la charge de suivre l’avancement de la mise en place de l’ERP.
Les membres de l’équipe (key users) projet doivent être choisis en fonction de leur représentativité dans les services impliqués et impactés par le projet (Finance, Achats, Commercial, Production, Logistique…), avec de réelles qualités d’expression et de synthèse.

Enfin, afin d’assurer la réussite globale du projet, tous les salariés de votre entreprise doivent être informés et impliqués. Pour cela, il est possible de les consulter par des questionnaires pour comprendre leurs attentes (communication ascendante) ; la communication projet peut également, grâce aux outils numériques, prendre la forme d’un site intranet ou d’une newsletter interne régulière, leur rappelant les étapes du projet et son avancement (communication descendante)… 

2. Rédiger un cahier des charges pour un ERP

Le cahier des charges est essentiel à l’élaboration et à la réalisation d’un projet. Il permettra de déterminer les attentes et les besoins de l’entreprise et demeurera un document contractuel.

Afin de réussir votre cahier des charges, il est important de :

• Présenter votre entreprise et son marché
• Créer un glossaire pour une bonne compréhension de vos termes métier ou d’entreprise
• Rappeler les raisons du changement, le système en place
• Exprimer vos besoins de façon claire
• Prioriser vos besoins dans le futur outil et hors du futur outil
• Identifier les données à reprendre
• Fournir des exemples concrets en décrivant au plus juste les process
• Identifier les outils qui seront interfacer avec le futur ERP
• Impliquer vos utilisateurs dans la relecture
• Définir des jalons : financiers, délais, différents lots (anticipation des besoins futurs)

Le cahier des charges prend des formes variables selon le type d’activité et selon l’entreprise elle-même. Il pose le cadre de travail et permet également de définir les missions qui vont être confiées à tous les acteurs du projet.

Dans le cahier des charges, il est nécessaire de noter tous les besoins fonctionnels qui seront concernés par le projet. Ces fonctionnalités peuvent être :

• Gestion des propositions et contrats
• Gestion d’affaires et de budgets
• Gestion de projets et planification
• Gestion des ressources et compétences
• Gestion des recrutements
• Gestion des temps et des frais
• Gestion des achats, articles et unités d’œuvre
• Gestion de la maintenance et de la hotline
• Facturation et règlements
• Suivi d’encours et interface comptable
• Analyse et tableaux de bord

Il existe également des besoins optionnels que l’entreprise peut présenter dans son cahier des charges.

Les modules fonctionnels sont nombreux comme :

• Multilangue
• Multidevises
• Ressources Humaines
• Applications mobiles (temps, frais, absences)
• Hotline
• Gestion de la facturation récurrente et abonnement
• Dématérialisation des factures (EDI, autres)

3. Sélectionner les prestataires et trouver le progiciel adapté à vos besoins

Lorsque le cahier des charges est finalisé, il est transmis à une liste de prestataires préalablement sélectionnés : vous pourrez les découvrir grâce au web, à la presse spécialisée ou encore grâce au bouche-à-oreille. Les évènements liés au monde de l’ERP tels que les salons, les conférences, les webinars vous permettront également de sélectionner les plus à même de répondre à votre projet.

La démarche de sélection est composée de la définition de nombreux critères de choix comme la technologie mise en œuvre, le périmètre fonctionnel ou encore la simplicité d’évolution. Afin de faire votre choix sur l’éditeur, vous pouvez également vous baser sur son parc clients (a-t-il des références clients dans votre domaine d’activité ?), sur sa proposition en termes de services et maintenance (son offre de conseil et accompagnement est-elle précise et complète ?) ; il peut être pertinent de vérifier ses résultats financiers (la société est-elle pérenne ?), de tester l’application, voire d’organiser des ateliers avec vos key users.

Il est recommandé d’interroger 5 entreprises qui sont vraiment susceptibles de répondre à votre projet plutôt que de consulter 10 prestataires. 

4. Mise en œuvre de l’ERP

Lorsque le prestataire est sélectionné, votre progiciel de gestion intégré (ERP) peut enfin être déployé !
Le déploiement de la solution sera réussi si la qualité du paramétrage est au rendez-vous : ceci passe par un grand nombre d’options de la solution (finesse des choix de gestion proposée en standard, pour coller aux besoins de votre structure) et par des consultants capables de comprendre votre métier, tout en ayant la capacité de faire des suggestions par rapport aux modes de fonctionnement de votre entreprise.

Afin de bien réussir l’intégration de votre ERP, il est aussi important de définir un planning ; pour rappel, il doit être établi en accord entre le prestataire retenu et votre entreprise. La disponibilité réelle du prestataire, son niveau d’accompagnement et son expertise métier représentent un gage de réussite. 

Le progiciel de gestion intégré (ERP), bien installé, engendrera une centralisation d’informations qui sera un réel atout pour votre entreprise.

Plus les équipes s’approprieront rapidement le nouvel outil, plus il deviendra efficace et constituera un vrai investissement productif pour l’entreprise. Compte tenu de l’enjeu que cela représente, l’entreprise peut avoir intérêt à s’entourer pour dégager les moyens humains nécessaires au projet soit en libérant du temps en interne soit en récupérant des compétences spécifiques en externe. Un DAF de transition comprenant ce type de problématique peut être une bonne solution.

Dans la mise en place d’un logiciel ERP, les enjeux humains sont trop souvent négligés, or ils sont capitaux dans le succès d’un tel projet. Nous estimons qu’il faut les prendre en compte dès le début du projet. Si votre personnel est convaincu que le nouvel ERP est un atout pour l’entreprise, il sera impliqué dans sa mise en place et son utilisation. Vous avez alors toutes les chances pour que cela soit un succès.

Si vous êtes en quête d’un ERP logiciel de gestion d’affaire, demandez-nous une démonstration ou un essai gratuit de notre outil afin de savoir s’il correspond à vos besoins !