Le 22 mars 2017, modifié et explicité par la loi n°2019-1479 du 29 décembre 2019 dont les dispositions sont entrées en vigueur depuis le 1^er janvier 2021, les pouvoirs publics ont autorisé l’archivage des pièces justificatives dématérialisées sous format numérique. Pour rappel, la durée minimum de conservation est établie à 6 ans.

Depuis le 23 mai 2019, un arrêté, venu fixer et expliciter les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, en application de l’article L.243-16 du code de la sécurité sociale, confirme la possibilité d’établir et de transférer les pièces et documents comptables sur support numérique. Ainsi, les salariés peuvent jeter, s’ils le souhaitent, les justificatifs originaux de leurs notes de frais lorsqu’ils ont été numérisés, selon les conditions fixées par la loi, à savoir notamment que la numérisation doit être « réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu. » (Article A.102 B-2 du livre des procédures fiscales).

Vous souhaitez découvrir les avantages de la dématérialisation des notes de frais ? Nous vous expliquons tout ci-dessous !

Eviter les erreurs

La dématérialisation des notes de frais permet d’éviter des erreurs. En effet, d’après une étude réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la fondation GBTA, le taux d’erreur moyen est de 20% lors de la gestion des notes de frais ! Ces erreurs peuvent être des erreurs de frappe sur le logiciel de gestion, des erreurs de frappe lors du remboursement mais aussi des oublis ou des pertes de justificatifs.

La dématérialisation des notes de frais associée à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d’éviter la saisie manuelle et donc de grandement limiter les erreurs. En effet, le système OCR est un dispositif qui permet de scanner un document texte au format papier, qui sera par la suite dématérialisé.

Gagner du temps

La dématérialisation des notes de frais permet d’éviter les opérations de saisies manuelles chronophages. Il y a ainsi un gain de temps à la fois sur la saisie et sur la vérification des notes de frais. Selon une étude de la Global Travel Association, la durée moyenne de traitement d’une note de frais pour un collaborateur est de 20 minutes et chaque erreur rajoute environ 18 minutes de traitement !

Simplifier le processus

Grâce à la dématérialisation, toutes les notes de frais des collaborateurs sont stockées dans un espace unique en ligne. Ainsi, les justificatifs demandés seront plus rapides à trouver en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal.

Pour conclure, la dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages mais en cas de contrôle, l’entreprise devra respecter les trois points suivants :

• L’archivage est sécurisé pendant toute la durée de conservation fiscale (6 ans)
• Les documents numériques doivent être identiques aux documents originaux
• Une emprunte électronique doit être présente sur les documents (cachet, signature électronique …) afin de garantir l’intégrité du document.

Everwin est éditeur de différents logiciels de gestion spécialisée pour les sociétés de services qui proposent notamment une gestion complète des notes de frais. N’hésitez pas à nous contacter !