CITF – Installation et maintenance
La société
Entreprise jeune et dynamique, CITF a vu son effectif multiplié par 6 au cours de ces 5 dernières années. Elle compte aujourd’hui plus de trente-deux salariés répartis autour de 3 pôles d’activité : le process, le développement et la supervision. CITF travaille avec de grands noms de l’industrie dans les domaines de la robotique, l’automatisme, l’électrotechnique, la mécanique…
Contexte et besoin
« Nous étions cinq personnes à la création de la société et nous travaillions sur Excel pour la partie achat, gestion d’affaires et suivi. Pour réaliser nos devis, commandes et factures, nous utilisions un logiciel dédié. Nous avons connu une croissance rapide pour atteindre une quinzaine d’employés. Nous nous sommes alors interrogés sur le fait d’acquérir un logiciel de gestion d’affaires car nous rencontrions des limites avec Excel :
- Pas de base de données commune
- Difficile récupération des informations
- Risque de pertes de données
- Pas de possibilité de modification des données simultanée avec un autre collaborateur
- Problème de fiabilité des données liée à d’éventuelles erreurs » explique François Goupillat, directeur adjoint et associé.
Recherche et choix
« Nous avons recherché un ERP de gestion d’affaires sur internet et nous nous sommes également renseignés par le bouche à oreille de ce qui existait sur le marché. Nous avons alors reçu plusieurs éditeurs de logiciels.
A l’issue de cette comparaison, nous avons retenu le logiciel Everwin GX pour trois grandes raisons :
- Permet de gérer l’affaire dans son ensemble (côté achat, côté financier et côté suivi opérationnel) et pas uniquement la gestion de stocks
- Plus adapté à notre activité industrielle, qui n’est pas de la production de produits en séries
- Largement personnalisable, paramétrable et ouvert » déclare François Goupillat.
Utilisation
« Voici les modules que nous utilisons principalement :
- Devis, commandes & facturation
- Achats de matières premières
- Saisies des heures
- Reporting
Pour chaque chantier, nous avons des objectifs concernant le nombre d’heures à réaliser et les matières premières à livrer. Grâce à la saisie des temps et des achats, les chefs de chantiers suivent l’avancement de ces objectifs en temps réel. Par la suite, nous faisons des analyses soit par chantier, soit par mois, soit par métier, soit par département et nous pouvons ainsi faire un retour d’expérience selon l’atteinte des objectifs » mentionne François Goupillat.
Exemple de personnalisation
« Nous avons personnalisé le module des achats pour gérer facilement tout le cycle des achats. Sur un même écran, les acheteurs retrouvent rapidement et facilement toutes les informations dont ils ont besoin :
- Les achats : par jour, pour quel chef de chantier, pour quel chantier, la provenance, pour quel besoin
- Les articles non commandés
- Les articles non livrés
- Les articles en cours de livraison
En un seul clic, le chef de chantier peut savoir où en sont les livraisons de matériels et ainsi planifier ses ressources en fonction » ajoute François Goupillat.
Bénéfices
- Base de données unique : « Les collaborateurs peuvent se connecter à une base de données commune et ont ainsi accès au même niveau d’information en temps réel. Ils sont dorénavant autonomes et n’ont plus besoin d’aller se renseigner pour savoir si les heures ont bien été saisies ou encore si les achats ont été traités. Chacun peut ouvrir un document en même temps qu’un autre collaborateur »
- Gain de temps et de fiabilité : « Les données sont plus sûres que précédemment sur nos différents fichiers Excel. Nous gagnons du temps grâce à la meilleure visibilité des informations aussi bien sur le suivi de chantier, que la facturation ou encore les achats »
- Personnalisation et paramétrage de l’outil : « Nous avons pu facilement adapter l’outil à notre fonctionnement et à nos besoins ce qui nous est très profitable » indique François Goupillat.
Evolution
« Notre consultant vient un jour ou deux par trimestre environ pour apporter de nouvelles personnalisations à l’outil Everwin GX. En effet, nous évoluons sans cesse et ainsi nos besoins également. De ce fait, nous continuons à faire évoluer le logiciel de gestion d’affaires Everwin GX à nos attentes » conclut François Goupillat.
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