Gestion de projet : comment simplifier la planification ?
La planification et la bonne gestion de projet consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer les charges et à déterminer les profils nécessaires à sa réalisation. La planification peut s’avérer une étape complexe si on ne dispose pas d’un outil performant pour la bâtir. L’outil indispensable dans la gestion de projet est le planning.
Les objectifs du planning dans la gestion de projet sont les suivants :
- Déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés
- Suivre et communiquer l’avancement du projet
- Affecter les ressources aux tâches du projet
La gestion d’un projet repose sur un découpage chronologique par phases du projet qui précise :
- QUOI : Quelles tâches doivent être faites
- QUI : Par quelles ressources ou profils ces tâches doivent être faites
- QUAND : quelles sont les dates pour réaliser ces tâches
- COMMENT : Comment les livrables doivent être présentés
- COMBIEN : Identifier les jalons nécessaires pour mesurer l’avancement
Le planning peut être modélisé sous forme de graphique de Gantt.
Il existe plusieurs niveaux d’utilisation de la planification dans la gestion de projet :
➜ Le premier niveau, majoritairement utilisé, s’intitule la planification périodique. Il s’agit d’affecter des collaborateurs à une ou plusieurs lignes du projet et de les répartir par période (semaine ou mois).
➜ Le second niveau, appelé planning par actions ou agenda, permet de planifier au niveau le plus fin les prestations (½ journée identifiée et collaborateur nommé). Ce niveau est souvent utilisé conjointement au premier : la planification périodique.
➜ La planification par action se décline simultanément sur l’agenda individuel et sur le planning général, partagé par les collaborateurs. Elle peut être également synchronisée avec d’autres agendas comme Outlook ou encore Google Agenda.
L’accès à la planification périodique se fait à partir du Compte d’Exploitation du Projet (CEP) ou à partir de la liste des affaires.
Lors de la création d’une affaire, la planification périodique permet au chef de projet ou au directeur de projet d’affecter un ou plusieurs collaborateurs nommés ou profils à une activité et à une quantité de temps (issue d’une ou plusieurs lignes de temps du projet). Le chef de projet ventile ces affectations sur une ou plusieurs périodes. Lors de la vie de l’affaire, le chef de projet pourra ré-estimer régulièrement la quantité de temps restant à produire et faire d’éventuelles réaffectations.
Les 7 étapes clés pour parvenir à une bonne gestion de projet :
- Comprendre les objectifs du projet
- Cerner le périmètre du projet et les livrables à réaliser
- Définir les tâches
- Estimer la charge
- Ordonnancer les tâches du projet
- En déduire les délais nécessaires
- Utiliser un outil de planification performant
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